1. Właściciel i kontakt
1.1. Właścicielem i administratorem Laboprint Calc jest Labo Print S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Szczawnicka 1, 60 471 Poznań, Rzeczpospolita Polska, KRS 0000472089, NIP 7792385780, UE VAT PL7792385780 (dalej Labo Print).
1.2. Laboprint Calc jest narzędziem udostępnianym wybranym klientom biznesowym Labo Print, w ramach stałej współpracy handlowej, służącym do kalkulacji i obsługi ofert na wybrany asortyment.
1.3. Laboprint Calc jest dostępny pod adresem: https://calculate-laboprint.eu/
1.4. Kontakt operacyjny i wsparcie ze strony Labo Print zapewniają:
a. dedykowany opiekun handlowy, tj. osoba działająca w imieniu i na rzecz Labo Print, podejmująca wszelkie decyzje w procesie obsługi Klienta, której dane są dostępne w panelu użytkownika;
b. kontakt ogólny Labo Print jest dostępny na: https://laboprint.eu/kontakt
2. Klient
2.1. Użytkownikiem Laboprint Calc może być wyłącznie podmiot posiadający numer identyfikacji podatkowej: polski (NIP), Unii Europejskiej (VAT EU), Norwegii (MVA-nummer) lub Wielkiej Brytanii (VAT GB), posiadający dostęp do Laboprint Calc nadany przez Labo Print (dalej Klient).
2.2. Klient może wykorzystywać Laboprint Calc na potrzeby własne lub na potrzeby współpracy ze swoim klientem (dalej Klient Finalny).
3. Przedmiot i zakres usługi
3.1. Laboprint Calc służy do:
a. kalkulowania przez Klienta oferty podlegającej akceptacji przez Labo Print (dalej Oferta Klienta); Oferta Klienta może być przeznaczona dla Klienta albo dla Klienta Finalnego,
b. generowania przez Labo Print oferty kierowanej do akceptacji przez Klienta (dalej Oferta Labo Print), przy czym poprawność obliczeń wykonywanych przez Laboprint Calc jest ograniczona do przypadków wysyłki towarów wyłącznie do kraju siedziby Klienta (poprzez Laboprint Calc nie można kalkulować dostaw do krajów innych niż siedziba Klienta).
3.2. Dostęp do Laboprint Calc odbywa się poprzez przeglądarkę internetową z użyciem szyfrowanego połączenia https, bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania.
3.3. W zakresie Ofert Klienta, działając poprzez Laboprint Calc, Klient ma możliwość:
a. samodzielnego przygotowywania Kalkulacji stanowiącej podstawę Oferty Klienta, możliwej do edycji do chwili wygenerowania jako Oferta Klienta,
b. generowania Ofert Klienta,
c. wysyłania Ofert Klienta do opiekuna handlowego w Labo Print w celu akceptacji lub odrzucenia,
d. zarządzania Ofertami Klienta.
3.4. W zakresie Ofert Labo Print, z wykorzystaniem Laboprint Calc, Klient ma możliwość:
a. akceptacji lub odrzucenia Ofert Labo Print,
b. zarządzania Ofertami Labo Print.
3.5. Zarówno w przypadku Ofert Klienta, jak i Ofert Labo Print, Klient może współpracować z Labo Print na rzecz Klientów Finalnych. W takiej sytuacji Klient działa w imieniu własnym i na rachunek własny.
4. Etapy i statusy Oferty Klienta:
a. Wersja robocza (Kalkulacja) – dopuszczalna pełna edycja, usunięcie oraz przekazanie do akceptacji przez Labo Print.
b. Przekazana do akceptacji (Oczekuje na akceptację) – oczekuje na decyzję opiekuna handlowego; edycja Kalkulacji jest zablokowana.
c. Zaakceptowana –zatwierdzona przez opiekuna handlowego, posiadająca status wiążącej umowy pomiędzy Klientem i Labo Print, dostępna do pobrania w pliku w formacie PDF.
d. Odrzucona – oferta odrzucona/anulowana przez opiekuna handlowego; widoczna w archiwum z możliwością pobrania pliku w formacie PDF oraz skopiowania treści do nowej kalkulacji.
5. Etapy i statusy Oferty Labo Print:
a. Przekazana do akceptacji (Oczekuje na akceptację) –oczekuje na decyzję Klienta; edycja Kalkulacji jest zablokowana.
b. Zaakceptowana –zatwierdzona przez Klienta, posiadająca status wiążącej umowy pomiędzy Klientem i Labo Print, dostępna do pobrania w pliku w formacie PDF.
c. Odrzucona – oferta odrzucona/anulowana przez Klienta; widoczna w archiwum z możliwością pobrania pliku w formacie PDF oraz skopiowania treści do nowej Kalkulacji.
6. Konto i dostęp
6.1. Konto Klienta może zostać utworzone przez opiekuna handlowego, na wniosek Klienta złożony przez formularz zgłoszeniowy. Logowanie następuje przy użyciu wskazanego adresu e‑mail i hasła nadanego przez opiekuna handlowego.
a. Formularz zgłoszeniowy musi zawierać takie dane jak: Imię, Nazwisko, E‑mail, Telefon, wybór kraju siedziby (=kraj dostawy), pełną nazwę firmy oraz numer identyfikacji podatkowej Klienta.
b. Po wysłaniu zgłoszenia następuje przypisanie dedykowanego opiekuna handlowego i weryfikacja danych w celu akceptacji utworzenia konta.
c. Hasło do pierwszego logowania nadaje opiekun handlowy i przekazuje Klientowi w bezpieczny sposób.
d. Aktywacja dostępu do Laboprint Calc następuje po pozytywnej weryfikacji danych Klienta i założeniu konta przez opiekuna handlowego.
6.2. System może stosować automatyczne wylogowanie po okresie nieaktywności.
7. Zasady korzystania
7.1. Klient może tworzyć, zapisywać, edytować (wyłącznie w statusie „Wersja robocza”), kopiować Kalkulacje oraz wysyłać je do akceptacji opiekunowi handlowemu.
7.2. W trakcie pracy nad wersją roboczą Kalkulacji dostępna jest pełna zmiana parametrów technicznych, ilościowych, a w przypadku Ofert sporządzanych na rzecz Klientów Finalnych – również zastosowanej marży i stawki VAT (zgodnie z pkt. 8). Ceny w Kalkulacji przeliczają się w czasie rzeczywistym, zgodnie z wprowadzonymi danymi.
7.3. O ile nie wskazano inaczej w formularzu Laboprint Calc, prezentowane kwoty nie obejmują kosztów pakowania i dostawy, które wymagają odrębnego uzgodnienia z opiekunem handlowym.
7.4. Po wysłaniu do akceptacji przez opiekuna handlowego, Kalkulacja automatycznie staje się Ofertą Klienta, której nie można edytować ani usunąć, a dostępne są wyłącznie akcje przewidziane dla danego statusu, w tym podgląd treści i oczekiwanie na decyzję opiekuna.
7.5. Po akceptacji Oferta Klienta otrzymuje status „Zaakceptowana” i umożliwia pobranie pliku PDF, (i) z danymi Labo Print albo (ii) z danymi firmy oraz logo Klienta na potrzeby przedstawienia Klientowi Finalnemu albo (iii) zanonimizowanego, bez ujawniania marży w przypadkach (ii) i (iii).
7.6. W przypadku odrzucenia Oferty Klienta otrzymuje ona status „Anulowana”, pozostaje w systemie do wglądu i może posłużyć jako baza do utworzenia nowej kalkulacji, a Klient może również skorzystać z pobrania PDF w celach archiwalnych.
7.7. System może informować o zmianach statusów powiadomieniami w panelu oraz wiadomościami e‑mail, co ułatwia bieżące śledzenie procesu akceptacji.
7.8. Usunięcie Kalkulacji w statusie „Wersja robocza” skutkuje jej trwałym i nieodwracalnym usunięciem z listy ofert, dlatego przed potwierdzeniem tej operacji zaleca się weryfikację danych i potrzeby archiwizacji.
7.9. Oferty w statusie „Anulowana” nie podlegają edycji, ale można je skopiować do nowej kalkulacji, która otrzyma status „Wersja robocza” i pozwoli na pełną modyfikację parametrów przed ponowną wysyłką do akceptacji.
7.10. Dla statusów „Zaakceptowana” oraz „Anulowana” dostępna jest akcja „Pobierz PDF”, która pozwala zachować spójny, spersonalizowany dokument ofertowy lub wersję archiwalną do dokumentacji wewnętrznej.
7.11. Udostępnianie treści oferty osobom trzecim może odbywać się poprzez link w trybie „tylko do odczytu”, który nie wymaga logowania i nie daje dostępu do innych danych niż zawartość tej konkretnej oferty.
8. Ceny, marża i podatki – dotyczy wyłącznie Ofert Klienta dla Klienta Finalnego
8.1. Ceny w Kalkulacjach są wyliczane dynamicznie na podstawie parametrów podanych przez Klienta i mają charakter wstępny do czasu akceptacji Oferty Klienta przez opiekuna handlowego.
8.2. Marża pomiędzy ceną w Ofercie Klienta dla Klienta a ceną w Ofercie dla Klienta Finalnego jest definiowana przez Klienta albo stosowana z ustawień domyślnych konta. Jej wysokość pozostaje poufna i nie jest ujawniana w dokumentach ofertowych generowanych z systemu.
8.3. Stawka VAT może być ustawiona domyślnie w ustawieniach konta i modyfikowana dla każdej kalkulacji. Domyślne ustawienia marży i stawki VAT w koncie służą automatycznemu wypełnianiu nowych kalkulacji, przy zachowaniu możliwości ich zmiany na poziomie pojedynczej kalkulacji. Prezentowane wartości mogą obejmować ceny netto lub brutto zgodnie z konfiguracją.
8.4. Całkowita odpowiedzialność za poprawny wybór stawki VAT oraz wszelkie konsekwencje wynikające z wyboru obciążają Klienta.
8.5. Wyniki kalkulacji aktualizują się w czasie rzeczywistym wraz ze zmianą parametrów technicznych i ilościowych, co umożliwia szybkie porównania wariantów przed wysyłką do akceptacji.
8.6. Ostateczna, wiążąca cena wynika z oferty w statusie „Zaakceptowana”.
9. Proces akceptacji, statusy, dokumenty PDF i udostępnianie
9.1. Wysłanie Kalkulacji do akceptacji inicjuje proces decyzyjny po stronie opiekuna handlowego i automatycznie przekształca Kalkulację w Ofertę Klienta, z blokadą edycji w statusie „Oczekuje na akceptację”.
9.2. Decyzja opiekuna skutkuje nadaniem statusu na „Zaakceptowana” albo – w przypadku odrzucenia/anulowania – „Anulowana”, przy czym system może wymagać podania powodu odrzucenia dla lepszej komunikacji i korekt.
9.3. O zmianach statusu, akceptacji lub odrzuceniu Oferty Klienta system informuje w panelu oraz może wysyłać powiadomienia e‑mail do Klienta i opiekuna handlowego.
9.4. Dostępne dla Klienta akcje zależą od statusu procesu. „Oczekuje na akceptację” – możliwy jest podgląd bez edycji, „Zaakceptowana” – dostępne jest Pobierz PDF, „Anulowana” – dostępne jest Pobierz PDF i Kopiuj do nowej Kalkulacji.
9.5. Pobranie PDF jest dostępne dla statusu „Zaakceptowana” oraz może być dostępne dla wybranych ofert w statusie „Anulowana” zgodnie z zasadami systemu i konfiguracją konta.
9.6. Każdy posiadacz linku może przeglądać treść Oferty Klienta, dlatego zaleca się przekazywanie linku wyłącznie zaufanym odbiorcom oraz stosowanie wewnętrznych zasad bezpieczeństwa informacji.
10. Bezpieczeństwo i odpowiedzialność.
10.1. Bezpieczeństwo dostępu i sesji.
a. Komunikacja z aplikacją jest szyfrowana protokołem https (SSL/TLS).
b. Dostęp do konta jest zabezpieczony indywidualnym loginem i hasłem.
c. Klient jest zobowiązany do zachowania pełnej poufności danych logowania, w szczególności na urządzeniach współdzielonych. Jakiekolwiek ich nieuprawnione użycie przez osobę inną niż wskazana w formularzu zgłoszeniowym jest zabronione, a wszelkie konsekwencje takiego zdarzenia obciążają w całości Klienta. Dotyczy to w szczególności sporządzenia Kalkulacji i jej przekazania do akceptacji, która to Kalkulacja może zostać zatwierdzona przez Labo Print.
d. System może automatycznie wylogować po okresie nieaktywności; w razie podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa należy niezwłocznie skontaktować się z opiekunem handlowym w celu weryfikacji i resetu dostępu.
e. Widoczność Kalkulacji i Ofert jest ograniczona do konta użytkownika oraz przypisanego opiekuna handlowego, co minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu do informacji biznesowych.
10.2. Odpowiedzialność za wprowadzane dane.
a. Użytkując Laboprint Calc Klient potwierdza, że jest profesjonalistą i posiada wiedzę w zakresie produktów ofertowanych z wykorzystaniem Laboprint Calc. Tym samym Klient odpowiada za poprawność i kompletność wszystkich danych wprowadzanych do Kalkulacji, w szczególności – ale nie wyłącznie - za parametry techniczne materiałów, dobrane warianty rozwiązań, liczby zamawianych sztuk oraz wysokość marży Klienta dla Klienta Końcowego. Jednocześnie Klient potwierdza świadomość wpływu każdej ewentualnej zmiany na wartość i treść Oferty.
b. Przed wysłaniem do akceptacji należy zweryfikować, czy kalkulacja prawidłowo odzwierciedla zamierzone parametry oraz czy uwzględniono istotne założenia, takie jak marża i właściwa stawka VAT, ponieważ po wysyłce edycja jest zablokowana.
c. O ile nie wskazano inaczej w formularzu, kalkulacje nie obejmują kosztów pakowania i dostawy; odpowiedzialnością Klienta jest uwzględnienie tych pozycji poprzez właściwe ustawienia lub odrębne uzgodnienia z opiekunem handlowym.
d. W przypadku wprowadzenia do Kalkulacji błędnych danych skutkujących odrzuceniem Oferty Klienta przez opiekuna, możliwe jest skopiowanie anulowanej Oferty Klienta do nowej kalkulacji, korekta parametrów i ponowne przejście procesu akceptacji.
11. Ochrona danych i RODO
11.1. Administratorem danych osobowych jest Labo Print S.A.; przetwarzanie odbywa się zgodnie z RODO (Rozporządzenie 2016/679) i przepisami prawa polskiego.
11.2. Przetwarzane są dane identyfikacyjne i kontaktowe użytkowników oraz dane firmowe potrzebne do obsługi konta, kalkulacji i ofert. Podstawą jest wykonanie umowy lub prawnie uzasadniony interes administratora, a w wybranych przypadkach zgoda.
11.3. Osobie przysługują prawa z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw) oraz prawo skargi do Prezesa UODO. Dane kontaktowe i ewentualny IOD wskazane są w polityce prywatności.
11.4. Szczegóły o odbiorcach, retencji, transferach poza EOG, cookie i środkach bezpieczeństwa zawiera „Polityka prywatności Labo Print S.A.” – dokument uzupełniający: https://laboprint.eu/polityka-prywatnosci/
12. Postanowienia końcowe
12.1. Warunki użytkowania interpretuje się zgodnie z prawem polskim i prawem Unii Europejskiej, w tym z przepisami o ochronie danych osobowych, z odesłaniem do polityki prywatności jako dokumentu uzupełniającego.
12.2. Aktualna wersja Warunków jest udostępniana na stronie https://calculate-laboprint.eu/ w sposób umożliwiający jej przechowywanie i odtwarzanie w zwykłym toku czynności.
12.3. Labo Print może wprowadzać zmiany Warunków, które obowiązują od daty publikacji lub wskazanej daty wejścia w życie, a dalsze korzystanie z Laboprint Calc po tej dacie oznacza akceptację zmian.
12.4. W zakresie nieuregulowanym Warunkami zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności kodeks cywilny i przepisy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
12.5. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Warunków zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne prawomocnym orzeczeniem sądu lub innego uprawnionego organu, pozostałe postanowienia zachowują pełną moc obowiązującą.
12.6. Prawem właściwym dla umów i relacji wynikających z Warunków jest prawo polskie, z uwzględnieniem przepisów prawa Unii Europejskiej.
12.7. Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania Warunków będą rozstrzygane przez sąd rzeczowo i miejscowo właściwy według siedziby Labo Print.
12.8. W sprawach operacyjnych i technicznych właściwym punktem kontaktu jest dedykowany opiekun handlowy wskazany w panelu Klienta lub w korespondencji Labo Print.